Data Retention: How Long Can You Keep Loyalty Data?

There is no fixed GDPR retention period — it must be proportionate to the purpose. For a loyalty programme, keeping data for as long as a member is active plus 12 months after their last interaction is a defensible retention policy. After that, data should be anonymised or deleted.

Do I need a Data Protection Officer (DPO)?

Almost certainly not. A DPO is only required for organisations that process large volumes of sensitive personal data or conduct large-scale systematic monitoring. A small business loyalty programme does not trigger this requirement.

What if I use a third-party loyalty platform like Loyenix?

You are the data controller (you decide what data is collected and why). The platform provider is the data processor (they process data on your behalf). You should have a data processing agreement in place — Loyenix provides this as part of its terms of service. The platform's compliance with GDPR reduces but does not eliminate your own obligations.

DSGVO Treueprogramm Kleinunternehmen-Guide

Ein Treueprogramm zu betreiben bedeutet, Kundendaten zu sammeln. Hier ist, was die DSGVO von Kleinunternehmen verlangt und wie man compliant bleibt.

2026-09-23 · 7 min

Die DSGVO verhindert nicht, dass du ein Treueprogramm betreibst. Sie verhindert, dass du es schlecht betreibst. Hier ist, was jeder Kleinunternehmer wissen muss — ohne Rechtsjargon.

Die DSGVO hat einen Ruf für Komplexität, der Kleinunternehmer von datengesteuerten Tools fernhält. Die Realität für ein Treueprogramm ist unkomplizierter: Sammle nur, was du brauchst, informiere Kunden und gib ihnen Kontrolle über ihre Daten.

Welche Daten sammeln Treueprogramme typischerweise?

Name (Vorname ist meistens ausreichend)
Handynummer oder E-Mail-Adresse
Besuchshistorie und Transaktionsdaten
Punkteguthaben und Einlösehistorie

Was du Kunden bei der Anmeldung MITTEILEN MUSST

Welche Daten du sammelst
Warum du sie sammelst
Wie lange du sie aufbewahrst
Wie sie auf ihre Daten zugreifen oder sie löschen können

Kundenrechte unter der DSGVO

Recht auf Auskunft: Kunden können eine Kopie aller Daten anfordern
Recht auf Löschung: Sie können die Löschung ihres Kontos verlangen
Recht auf Berichtigung: Sie können unrichtige Daten korrigieren

Ein DSGVO-konformes Anmelde-Skript: 'Wir speichern deinen Namen und Kontaktdaten, um dein Treuekonto zu verwalten, dir Belohnungsbenachrichtigungen und gelegentliche Angebote zu senden. Du kannst jederzeit abbestellen oder dein Konto löschen.'

73% der Verbraucher sagen, sie vertrauen Unternehmen mit Treueprogrammen mehr, wenn diese klar erklären, wie ihre Daten verwendet werden

Häufig gestellte Fragen

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten (DSB)?

Höchstwahrscheinlich nicht. Ein DSB ist nur für Organisationen erforderlich, die große Mengen sensibler personenbezogener Daten verarbeiten.

Was, wenn ich eine Drittanbieter-Treueplattform wie Loyenix verwende?

Du bist der Datenverantwortliche. Die Plattform ist der Datenverarbeiter. Loyenix stellt einen Datenverarbeitungsvertrag als Teil seiner Nutzungsbedingungen bereit.

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