Data Retention: How Long Can You Keep Loyalty Data?

There is no fixed GDPR retention period — it must be proportionate to the purpose. For a loyalty programme, keeping data for as long as a member is active plus 12 months after their last interaction is a defensible retention policy. After that, data should be anonymised or deleted.

Do I need a Data Protection Officer (DPO)?

Almost certainly not. A DPO is only required for organisations that process large volumes of sensitive personal data or conduct large-scale systematic monitoring. A small business loyalty programme does not trigger this requirement.

What if I use a third-party loyalty platform like Loyenix?

You are the data controller (you decide what data is collected and why). The platform provider is the data processor (they process data on your behalf). You should have a data processing agreement in place — Loyenix provides this as part of its terms of service. The platform's compliance with GDPR reduces but does not eliminate your own obligations.

Guía RGPD programa de fidelización pequeños negocios

Un programa de fidelización recopila datos de clientes. Qué exige el RGPD a los pequeños negocios y cómo cumplirlo sin un equipo legal.

2026-09-23 · 7 min

El RGPD no te impide gestionar un programa de fidelización. Te impide gestionarlo mal. Aquí está lo que todo propietario de pequeño negocio necesita saber — sin jerga legal.

El RGPD tiene una reputación de complejidad que aleja a los propietarios de pequeños negocios de las herramientas basadas en datos. La realidad para un programa de fidelización es más sencilla.

¿Qué datos recopilan generalmente los programas de fidelización?

Nombre (generalmente el nombre de pila es suficiente)
Número de teléfono móvil o dirección de email
Historial de visitas y fechas de transacciones
Saldo de puntos e historial de canjes

Lo que DEBES decir a los clientes al inscribirse

Qué datos recopilas
Por qué los recopilas
Cuánto tiempo los conservarás
Cómo pueden acceder a sus datos o eliminarlos

Derechos de los clientes bajo el RGPD

Derecho de acceso: pueden pedir una copia de todos los datos que tienes sobre ellos
Derecho a la supresión: pueden solicitar la eliminación de su cuenta
Derecho a la rectificación: pueden corregir datos inexactos

Un script de inscripción conforme al RGPD: 'Guardaremos tu nombre y datos de contacto para gestionar tu cuenta de fidelización, enviarte notificaciones de recompensas y ofertas ocasionales. Puedes darte de baja o eliminar tu cuenta en cualquier momento.'

73% de los consumidores dicen confiar más en las empresas con programas de fidelización cuando explican claramente cómo se usan sus datos

Preguntas frecuentes

¿Necesito un Delegado de Protección de Datos (DPD)?

Casi con certeza no. Un DPD solo es necesario para organizaciones que procesan grandes volúmenes de datos personales sensibles.

¿Y si uso una plataforma de fidelización de terceros como Loyenix?

Eres el responsable del tratamiento de datos. La plataforma es el encargado del tratamiento. Loyenix proporciona un acuerdo de tratamiento de datos.

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