Data Retention: How Long Can You Keep Loyalty Data?

There is no fixed GDPR retention period — it must be proportionate to the purpose. For a loyalty programme, keeping data for as long as a member is active plus 12 months after their last interaction is a defensible retention policy. After that, data should be anonymised or deleted.

Do I need a Data Protection Officer (DPO)?

Almost certainly not. A DPO is only required for organisations that process large volumes of sensitive personal data or conduct large-scale systematic monitoring. A small business loyalty programme does not trigger this requirement.

What if I use a third-party loyalty platform like Loyenix?

You are the data controller (you decide what data is collected and why). The platform provider is the data processor (they process data on your behalf). You should have a data processing agreement in place — Loyenix provides this as part of its terms of service. The platform's compliance with GDPR reduces but does not eliminate your own obligations.

Przewodnik RODO dla programów lojalnościowych małych firm

Prowadzenie programu lojalnościowego oznacza zbieranie danych klientów. Oto czego RODO wymaga od małych firm i jak pozostać zgodnym bez zespołu prawników.

2026-09-23 · 7 min

RODO nie uniemożliwia prowadzenia programu lojalnościowego. Uniemożliwia prowadzenie go źle. Oto co każdy właściciel małej firmy musi wiedzieć — bez żargonu prawniczego.

RODO ma reputację złożoności, która odstrasza właścicieli małych firm od narzędzi opartych na danych. Rzeczywistość dla programu lojalnościowego jest prostsza.

Jakie dane zazwyczaj zbierają programy lojalnościowe?

Imię (samo imię zazwyczaj wystarczy)
Numer telefonu komórkowego lub adres e-mail
Historia wizyt i daty transakcji
Saldo punktów i historia realizacji

Co MUSISZ powiedzieć klientom przy rejestracji

Jakie dane zbierasz
Dlaczego je zbierasz
Jak długo będziesz je przechowywać
Jak mogą uzyskać dostęp do swoich danych lub je usunąć

Prawa klientów na mocy RODO

Prawo dostępu: mogą żądać kopii wszystkich danych, które posiadasz
Prawo do usunięcia: mogą żądać usunięcia swojego konta
Prawo do sprostowania: mogą korygować niedokładne dane

Zgodny z RODO skrypt rejestracyjny: 'Zachowamy Twoje imię i dane kontaktowe, aby zarządzać Twoim kontem lojalnościowym, wysyłać powiadomienia o nagrodach i okazjonalne oferty. Możesz wypisać się lub usunąć swoje konto w dowolnym momencie.'

73% konsumentów twierdzi, że bardziej ufa firmom z programami lojalnościowymi, gdy jasno wyjaśniają, jak wykorzystywane są ich dane

Często zadawane pytania

Czy potrzebuję Inspektora Ochrony Danych (IOD)?

Prawie na pewno nie. IOD jest wymagany tylko dla organizacji przetwarzających duże ilości wrażliwych danych osobowych.

Co jeśli korzystam z platformy lojalnościowej innej firmy, takiej jak Loyenix?

Jesteś administratorem danych. Platforma jest podmiotem przetwarzającym. Loyenix zapewnia umowę powierzenia przetwarzania danych w ramach swoich warunków.

Zarządzaj programem lojalnościowym zgodnym z RODO z Loyenix — zacznij za darmo